香港公司注冊(cè)處早前就公司登記冊(cè)內(nèi)所載的個(gè)人資料訂立新查冊(cè)安排，在公眾獲取必要信息以確定公司人員身份和保護(hù)數(shù)據(jù)隱私之間取得了平衡。新查冊(cè)安排分為三個(gè)階段實(shí)施，第一二階段已在實(shí)施中，第三階段也將于2023年12月27日開(kāi)始。
新查冊(cè)安排對(duì)比舊的查冊(cè)安排主要有哪些變化呢？跟著小編一起來(lái)看看。
新查冊(cè)安排的背景
新查冊(cè)安排其實(shí)在早于2009年香港政府在修訂條例過(guò)程中就已獲廣泛咨詢。當(dāng)時(shí)，大多數(shù)回應(yīng)者認(rèn)為，考慮到私隱和資料被濫用的風(fēng)險(xiǎn)，不應(yīng)在公眾登記冊(cè)內(nèi)披露董事及公司秘書住址及完整身份證明文件號(hào)碼。
《公司條例》訂明，公司董事不得將郵政信箱用作通訊地址，董事提供的通訊地址須為具體地址，可用于傳送文件。如遇有文件無(wú)法以通訊地址送達(dá)有關(guān)董事的情況，條例亦已訂明，法院有權(quán)命令公司注冊(cè)處披露該董事的住址作通訊之用。此外，如通訊地址失效，公司注冊(cè)處處長(zhǎng)可提供董事的住址讓公眾查閱。
事實(shí)上，完全公開(kāi)個(gè)人身份識(shí)別號(hào)碼及私人住址等個(gè)人資料會(huì)引致騙案等罪案的發(fā)生。近年由于「起底」及濫用個(gè)人資料情況有所增加，社會(huì)各界對(duì)公共登記冊(cè)所載個(gè)人資料是否獲得足夠保障日益關(guān)注。
在新查冊(cè)安排實(shí)施后，所有查冊(cè)人士（包括傳媒）將可繼續(xù)取覽公司登記冊(cè)上的董事的資料，當(dāng)中包括董事個(gè)人的通訊地址（以取代現(xiàn)有的個(gè)人住址）和部分身份識(shí)別號(hào)碼（就香港身份證而言，為字母另加三個(gè)數(shù)字），而其他現(xiàn)時(shí)可查詢的資料并沒(méi)有任何新添的限制。這些資料連同董事的姓名，已足夠讓查冊(cè)人士辨認(rèn)有關(guān)董事的身份。
新查冊(cè)安排也不會(huì)對(duì)必要的文件傳送構(gòu)成阻礙。而在進(jìn)行盡職審查方面，除了董事個(gè)人的通訊地址和部分身份識(shí)別號(hào)碼，在有需要時(shí)，有關(guān)人士亦可在獲得該董事授權(quán)后向公司注冊(cè)處申請(qǐng)查閱其住址及完整身份識(shí)別號(hào)碼。
新查冊(cè)制度的實(shí)施時(shí)間表
第一階段：于 2021 年 8 月 23 日開(kāi)始，公司可在其登記冊(cè)上以董事的通訊地址代替通常住址，及董事和公司秘書的部分身份識(shí)別號(hào)碼代替完整號(hào)碼予公眾查閱；
第二階段：于 2022 年 10 月 24 日開(kāi)始，公司登記冊(cè)中董事索引所載的受保護(hù)資料，將以通訊地址及部分身份識(shí)別號(hào)碼代替讓公眾查閱。在這階段開(kāi)始后向公司注冊(cè)處登記的文件中所載的受保護(hù)資料，將不再提供予公眾查閱。“指明人士”可向公司注冊(cè)處提出取覽董事等人的受保護(hù)資料；
第三階段：將于 2023 年 12 月 27 日開(kāi)始，資料當(dāng)事人可向公司注冊(cè)處申請(qǐng)不提供已在公司注冊(cè)處登記的文件所載的受保護(hù)資料（下稱“不提供的資料”），并以其通訊地址及部分身份識(shí)別號(hào)碼代替讓公眾查閱。“指明人士”可向公司注冊(cè)處提出取覽董事等人的不提供的資料。
《公司（住址及身份識(shí)別號(hào)碼）規(guī)例》（第 622N 章）第 12 條已對(duì)上文提到的“指明人士”身份作出限定，僅以下10類人士可查閱公司登記冊(cè)上的“受保護(hù)資料”：
1、資料當(dāng)事人；
2、獲資料當(dāng)事人書面授權(quán)取得該等資料的人；
3、有關(guān)公司的成員；
4、清盤人；
5、破產(chǎn)案受托人；
6、公職人員或公共機(jī)構(gòu)；
7、該規(guī)例附表指明的人士；
8、律師或外地律師；
9、執(zhí)業(yè)會(huì)計(jì)師；
10、金融機(jī)構(gòu)或指定非金融業(yè)人士。
查冊(cè)安排的新舊對(duì)比
舊版查冊(cè)安排信息：
1、董事信息展示，通常住址和完整身份識(shí)別號(hào)碼；
2、秘書信息展示，完整身份識(shí)別號(hào)碼；
3、其他人士信息展示（清盤人&臨時(shí)清盤人），完整身份識(shí)別號(hào)碼；
4、可供公眾查閱文件內(nèi)容，于2022年10月24日前已注冊(cè)的文件 – 全部資料可供查閱，包含受保護(hù)個(gè)人資料。
新版查冊(cè)安排：
1、董事信息展示，通訊地址和部分身份識(shí)別號(hào)碼；
2、秘書信息展示，部分身份識(shí)別號(hào)碼；
3、其他人士信息展示（清盤人&臨時(shí)清盤人），部分身份識(shí)別號(hào)碼；
4、可供公眾查閱文件內(nèi)容：
于2022 年10月24日或以后注冊(cè)的文件 – 董事，秘書及其他相關(guān)人士的通常住址和完整身份識(shí)別號(hào)碼，不再被公開(kāi)；
于2022年10月24日前已注冊(cè)的文件 – 仍然包含董事, 秘書及其他相關(guān)人士的通常住址和完整身份識(shí)別號(hào)碼， 但可在第三階段實(shí)施后申請(qǐng)遮蓋該等個(gè)人資料，不讓公眾查閱。
為了配合政府的努力，公司應(yīng)實(shí)施必要的內(nèi)部程序，不讓公眾查閱其文件中存有個(gè)人的受保護(hù)信息，以避免個(gè)人資料被濫用。展望未來(lái)，公司應(yīng)確保其符合最新的監(jiān)管要求，更重要的是，要做好準(zhǔn)備以應(yīng)對(duì)因未經(jīng)授權(quán)但獲取個(gè)人信息因而產(chǎn)生的潛在風(fēng)險(xiǎn)，例如欺詐和起底。
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